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    展览公关活动常见的七种形式
    发布日期:2017-11-10    栏目:参展知识     发布者:德马吉编辑

      展览公关活动常见的有以下几种形式:开幕式、招待和宴请、推介会、座谈会、拜会活动、贵宾邀请、专题会议、礼品促销、进行评奖、现场表演等,这些活动各具特色,其目的都是为了更好地进行展览项目的宣传与推广。

      1.开幕式

      开幕式是展览会的重要仪式,也是重要的展览公关活动。举办开幕式的主要目的是制造气氛,扩大影响,结合新闻媒体的报导,开幕式能产生相当大的宣传和公关效果。开幕式的邀请范围包括政府领导、工商名流、新闻人士、外交使节等,这些人物本身就有相当大的影响力,具有宣传价值。可以提高展览会的知名度,吸引更多的观众参观展览,同时这些人物都有一定的最高决定权或建议权,对展览贸易效果有着直接的或间接的重要影响。

      2012年德国汉诺威工业博览会开幕式隆重举行。中国国务院总理温家宝和德国总理默克尔女士参加了当天的开幕仪式。展览组织机构邀请了众多政府官员、社会名流与专家等出席开幕式,为展览塑造了良好的专业生与权威性的品牌形象。

      2.招待和宴请

      招待和宴请是展览公关的主要方式之一,举办招待会的主要目的是扩大交际范围,为参展商、观众、合作单位等提供一个与展览组织机构交流与沟通的重要平台。

      邀请一些重要人物出席招待会,并适当安排重要人物在招待会上主持并作简短讲话有利于提高招待会的气氛与效果。在招待会上,展览组织机构的工作应多与当地工商界人士、政界要员以及新闻界记者结识与交流,建立良好的人际关系。

      举办招待会将涉及活动经费、人员安排、事件组织、时间管理等因素,因此,要事先制定计划、统筹安排。

      3.推介会

      展览推介会的作用,有以下几个方面:

      (1)目标客户与协作单位的行为与处事方式都带有自身固有的特色,通过推介会而进行面对面交流和感情联络,可以建立展览组织机构与各界良好的人际关系。

      (2)与目标客户直接对话、交流,是双向互动式营销,是鲜活的形象宣传,举办推介会,比单纯寄送招商材料,更让客户感到亲切、舒适,更贴近他们的需求。

      (3)通过推介活动,可进一步展现展览项目的亮点与吸引力、深人回答目标客户所关心的问题。

      (4)让目标客户感受到展览组织机构的专业化素质和真诚服务精神,增强对展览的信任和忠诚度。

      因此,推介会组织的成功与否,极大程度地决定了招展和招商工作的成效,需要展览组织机构高度重视。

      例如,2010年上海世博会在美国、德国、英国、法国、加拿大等世界各国及中国很多的大中型城市组织世博会推介会,取得了良好的效果,为2010年上海世博会的招展和招商的组织工作起到了很大的推动作用。

      4.拜会活动

      拜会活动是一种“走出去”的公关方式,主要形式是展览组织机构拜访与展览品牌发展有关的组织、机构和个人,拜会表示对被拜会人的尊重,同时也是公关工作,其目的是为了获得被拜会人的支持。级别较低的拜会人的工作多为展览具体工作服务。而高级别的拜会活动不仅会为展览本身的多渠道、多层次的交流奠定良好的基础,同时也会创造新闻宣传价值,从而达到展览品牌宣传的目的。

      5.贵宾邀请

      贵宾邀请是一种“请进来”的公关方式。主要形式是邀请级别较高的人士参观展览,因此,也称作贵宾参观。贵宾邀请的主要作用是提高展览的知名度,扩大展览影响力以吸引目标客户的注意和参观兴趣。但这项工作需新闻宣传的密切配合。贵宾邀请可以是展览所在地的政府领导、工商名流、企业巨头,也可以是展览项目的积极响应人士。由于贵宾的重要宣传效应,展览组织机构要与重要贵宾建立并保持良好的关系,尽早组织与联系,在开幕式以及展出期间安排贵宾参观。

      贵宾参观组织活动应认真谁备,时间、地点、接待人、参观路线、休息、资料、礼品袋等各种细节都要安排妥当。贵宾到达之时,展览组织机构应安排人员迎接。如果贵宾级别很高,参观之后,可以安排一个小型招待会。

      6.专题会议

      现代展览不仅更趋于专业化发展,而且更注重展览与专题会议的有机结合,展览组织机构协同政府部门、行业协会、科研机构、大专院校、生产企业一起策划组织专题会议,并邀请政府领导、专家学者、企业家、新闻媒体等共同参与。通过专题会议表现一个行业与产业的最新产品与技术,研讨产业的宏观政策、发展趋势、技术环境、产品概念、时尚理念等。举办专题会议的目的就是让展览与会议相互促进,共同提高,全面增强展览在专业领域中的权威性、专业性,提升展览的专业化水平,为扩大展览的受众群体,全面造势,多方面、多层次地加强展览的影响力。图4一12所示为香港亚洲五金交易会中的专题会议。

    香港亚洲五金交易会中的专题会议

      7.记者招待会

      记者招待会一般是由展览组织机构的高层领导主持或发言,通常时间在1小时内。发言者要对敏感或深度问题有充分的准备,以免现场出现尴尬冷场或惊惶失措的情况。

      如果展览的新闻价值还没有大到需要举办记者招待会时,可以考虑安排记者采访。记者采访可以是由展览组织机构主动邀请安排,也可以是针对记者的要求进行安排。与记者招待会相比,记者采访影响范围要小,但是灵活,可以进行多人的交流,工作量也较小。工作做到位,也会有很好的宣传与公关效果。

      记者招待会和记者采访要有后续安排,一是确保发稿,二是要向记者提供展览组织活动过程中的新素材,三是在活动结束后向有关人员书面表示感谢。(即使未报道,也要为其参加招待会、参观展览所花费的时间表示答谢)图4-13 义乌市市长在CEFCO论坛接受CCTV采访

    义乌市市长在CEFCO论坛接受CCTV采访


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